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Von Mainz nach München, Weinglas gegen Bierkrug für die Karriere. Eine Archivarin berichtet. Teil 2.

Im ersten Teil meines Beitrags „Von Mainz nach München, Weinglas gegen Bierkrug für die Karriere. Eine Archivarin berichtet.“ ging es um die unterschiedlichen Archivarten, mit Fokus auf den Zweig der Unternehmensarchive. Wie bereits in Teil 1 erwähnt, unterscheiden sich die grundlegenden Aufgaben der Archivare nicht übermäßig, variieren jedoch je nach Tätigkeitsbereich. Eine Auswahl dieser Aufgaben soll in diesem Beitrag vorgestellt werden.

Aufgaben eines Archivars

Mit der steigenden Bedeutung der Digitalisierung, hat sich auch das Aufgabenfeld eines Archivars in den letzten Jahren erweitert. Kernaufgaben sind nach wie vor das Sichten und die Bewertung von Unterlagen, das Kassieren (= salopp: wegwerfen), die Verzeichnung und die Instandhaltung des Archivmagazins (= der Raum, in dem die analogen Unterlagen verwahrt werden). Erweitert haben sich die Aufgaben im Hinblick auf die digitalen Bestände und die Retrodigitalisierung. Die Akten und Materialien kommen inzwischen vermehrt als „digital born data“, also als bereits im Geschäftsbetrieb digital entstandene elektronische Datensätze, im Archiv an, bedürfen jedoch der gleichen Behandlung: Sichtung, Bewertung und Verzeichnung. Um für analoge Unterlagen einen besseren Zugriff zu gewährleisten bzw. besonders wertvolle Stücke bei ständiger Nutzung zu schützen, werden außerdem viele Akten retrodigitalisiert. Die Menge an digital verfügbaren Informationen steigt somit zunehmend. Im Folgenden nun eine Erläuterung der einzelnen Tätigkeiten:

Sichtung

Die Sichtung analoger vs. digitaler Archivbestände unterscheidet sich in der Vorgehensweise zwar kaum, doch der Arbeitsaufwand kann erheblich schwanken. Keine Frage: ein analoges Archiv kann aus unglaublich viel Papier bestehen, dessen Durchsicht eine Menge Aufwand erfordert. Dennoch sind Kopien analoger Akten von den Originalen vergleichsweise einfach zu unterscheiden, von denen meist zwei bis drei Exemplare aufgehoben werden können, der Rest wird kassiert. In der digitalen Welt ist nicht nur die Unterscheidung von Kopien und Originalen sehr viel schwieriger, auch ihr Ursprung (= Herkunft, Abteilung, Übergabezeitpunkt) ist nachträglich manchmal schwerer nachvollziehbar. Hinzu kommen Formatprobleme – manche Dateien sind nach relativ kurzer Zeit schon nicht mehr zu öffnen, weil die entsprechenden Programme nicht mehr existieren und es Kompatibilitätsprobleme gibt.

Altes Archiv

Bewertung

Bei diesem Arbeitsschritt ist die wichtige Frage zu klären, was überhaupt archiviert werden soll. Die Bewertung erfolgt nach den mit dem jeweiligen Auftraggeber abgesprochenen Zielsetzungen, basierend auf allgemeinen und fachlich anerkannten Bewertungsgrundsätzen. Daher ist ein Archivkonzept in Abstimmung mit dem Kunden einer der wichtigsten Schritte. Auf diese Weise kann die Bewertung der Unterlagen (sowohl analog, als auch digital) in einem abgestimmten Rahmen vollzogen, Bestände gebildet und eine Bestandsgliederung (= Tektonik) herausgearbeitet werden. Einhergehend mit der Bewertung geht, wie oben genannt, auch das Kassieren.

Reinigung und Verpackung

Wellige oder schiefe LEITZ-Ordner, herausgerissene Seiten und Klarsichtfolie wohin das Auge reicht. Akten sind zwar geduldig, doch das Lagern in feuchten Kellern oder auf zugigen Dachböden hinterlässt selbst auf den einst stabilsten Ordnern seine Spuren. Wasserschäden und Schimmel gehören zweifelsohne zum „worst case“, doch auch unscheinbare Schäden können große Wirkung auf den Erhaltungszustand der Materialien haben. Ein akutes Problem ist sowohl das wellige und brüchige Papier als auch die Rostschäden, die durch Tacker- und Büroklammern verursacht wurden. Folien mit Weichmachern kleben manchmal schon nach kurzer Zeit am Papier fest, altes Faxpapier ist nach wenigen Jahren schon nicht mehr lesbar und muss daher im Archivbetrieb auf „normales Papier“ kopiert werden. Beim Verpacken gilt
i. d. R.: ein Ordner = eine Archivakte. Das von Klammern, Folien o. ä. befreite Papier wird in säurefreie Archivmappen verpackt und die Informationen des einstigen Ordners auf die Mappe übertragen, auf diese Weise geht keinerlei Information verloren und die Materialien sind vor dem Verfall geschützt. Anders als bei den analogen Akten müssen elektronische Daten nicht mehr von rostigen Klammern befreit und aus ihren zerfallenen Ordnern befreit werden. Doch auch die digitalen Datensätze müssen „verpackt“ und wieder auffindbar sein. Die sogenannte Signatur gewährleistet den thematischen Zusammenhang der Digitalisate – mittels Signatur sind diese mit der Verzeichnung in der Archivdatenbank verknüpft. Bei digitalem Schriftgut ist es zudem ebenso wichtig, sicherzustellen, dass eine Änderung der Dateien (beispielsweise einer PDF-Datei) im Nachhinein nicht möglich wird. Das PDF/a-Format gewährleistet dieses sogenannte revisionssichere Dateiformat zum Beispiel für textuelle Dokumente.

Entfernen von Eisen und Rost

Verzeichnung

Die inhaltliche Erfassung ist meines Erachtens eine der zeitaufwendigsten und kniffligsten Aufgaben für einen Archivar. Die Verzeichnung muss einen Überblick über alles im Archiv Aufbewahrte enthalten und soll zudem detailliert sein, wobei Zeit- und Kostengründe einer hohen Verzeichnungstiefe meist entgegenstehen. Die Entscheidung wie detailliert verzeichnet werden sollte und muss, ist anfangs oftmals eine Schwierigkeit, die sich – wie alles andere auch – mit wachsender Routine einspielt. Ein Beispiel für die Bedeutung des richtigen Verzeichnens: In einem Archiv befinden sich ca. 400 Mitarbeiterzeitschriften. Eine Rechercheanfrage möchte Auskunft über alle Artikel bezüglich eines jährlichen Events erhalten. Mittels der Verzeichnung des Bestandes können wir im Idealfall nicht nur das Event per Suchfunktion finden, sondern dem Anfragenden auch Auskunft über weitere, im Archiv verfügbare Ausgaben geben.

Digitalisierung / Scannen

Scannen selbst ist erstmal kein technisches Hexenwerk, auch wenn die Verzeichnung der Scans (ganz wichtig!) in der Archivdatenbank zeitaufwendig ist. Wichtig ist vor allem das Format in dem die Digitalisate in Zukunft zur Verfügung stehen sollen. Neben revisionssicheren Dateiformaten (siehe Punkt Verpackung) ist es ebenso wichtig, ein gängiges und fachlich anerkanntes Dateiformat zu wählen. Von PDF/A-Dateien erhofft die Archivwelt sich, dass dieses Format auch in Zukunft noch gängig ist. Bei Fotodateien speichern wir grundsätzlich im TIFF-Format ab und versuchen JPEG-Formate zu vermeiden. In diesem Zusammenhang steht auch die Frage nach genügend Speicher- und Serverkapazität, die, angesichts des immer größer werdenden Umfangs digitaler Dateien, stetig erweitert werden muss. Die Sicherung von Mail-Verläufen, Sicherheitskopien, Back-Ups, die Vergabe von Zugangsrechten und das Problemfeld Datenschutz sind alltägliche, zeitaufwendige und noch immer nicht vollkommen ausgeklügelte Themen, die mit der Digitalisierung zusammenhängen. Die Tätigkeiten eines Archivars sind keineswegs so eintönig, wie sie oftmals dargestellt werden, dies sollte durch die obige Aufführung deutlich gemacht werden. Trotz differenzierter Erklärung der Tätigkeit, bleibt die Archivwelt für die Meisten jedoch nach wie vor fremd. Letztlich kommt es natürlich darauf an, dass die eigenen Erwartungen erfüllt werden und die Arbeit Spaß macht. Dennoch ist es immer wieder schön, Fragenden oder gar Skeptikern fundiert Rede und Antwort stehen zu können und Stereotypen zu entkräften.
Mehr dazu im dritten Teil „Stereotypen eines Archivars“, der im April online gestellt wird.

München, Februar 2019